Managed Flows Subsidie
Het subsidieproces, stap voor stap
Hoe een subsidieaanvraag in Managed Flows binnenkomt, wordt behandeld en wordt afgesloten. Zo is het in de praktijk ingericht. Uw eigen regeling richt u net zo in, of anders.
- Aanvraag
- Verlening
- Betaling
- Activiteiten
- Verantwoording
- Vaststelling
- Afgesloten
1 · Binnenkomst
De aanvraag komt binnen
Een aanvraag via het e-formulier van de gemeente komt via ZGW binnen en wordt meteen een dossier, met een dossiernummer in het formaat dat u zelf instelt.
- Via het formulierenportaal. Het e-formulier kan tijdens het invullen gegevens ophalen en controleren via de beveiligde API, zodat de aanvraag compleet binnenkomt.
- Handmatig. Komt een aanvraag per post of e-mail, dan registreert een medewerker hem in hetzelfde formulier.
- Uit een bestaande lijst. Lopende dossiers uit Excel gaan via de import naar binnen, met een koppelprofiel, een voorbeeldweergave en een controle voordat er iets wordt opgeslagen.
2 · Het dossier
Alles over een aanvraag op één plek
Het dossier staat in het formulier van de regeling: tabbladen met velden die uw beheerder inricht. Bovenaan staat de fase waarin het dossier zich bevindt.
- Velden die pas verschijnen als een eerdere vraag daarom vraagt. In de subsidie-inrichting zijn dat er 49.
- Controles op het invulformaat van bedragen, postcodes, telefoon- en rekeningnummers.
- Termijnen die automatisch worden berekend vanaf een andere datum, zoals een aantal weken na ontvangst.
- Een burgerservicenummer is afgeschermd voor wie daar geen recht op heeft.
- De accounthouder kiest u uit de gebruikers van uw omgeving, zodat werk en meldingen naar de juiste persoon gaan.
- Documenten, opmerkingen, contactmomenten en een geschiedenis van elke wijziging, met wie en wanneer.
3 · Werkstroom
Behandelen en beschikken
De eerste werkstroom loopt van de eerste controle tot het versturen van de beschikking. Elke stap heeft een eigen controlelijst en uitkomsten met een duidelijke naam.
Toets op administratieve volledigheid
Acht controlepunten, waaronder tijdige indiening, bevoegdheid van de aanvrager, activiteitenplan en begroting. Doorgaan, of buiten behandeling stellen.
Adviesmatrix
Hoort dit werk bij een subsidie, of is het een inkoop?
Toets op inhoudelijke volledigheid
Is alles inhoudelijk aangeleverd?
Inhoudelijke toets
Past de aanvraag bij het beleid? Vier uitkomsten: akkoord met monitoringplan, akkoord direct naar betaalplan, weigeren of lager verlenen, of buiten behandeling.
Zienswijze
Bij een negatief of lager besluit reageert de aanvrager eerst.
Monitoringplan en betaalplan
Bij een positief besluit worden de controlemomenten en de uitbetaling vastgelegd.
Beschikking maken, controleren en fiatteren
Wordt er niet gefiatteerd, dan gaat het dossier terug naar het maken van de beschikking.
Beschikking versturen
De aanvraag is afgehandeld.
4 · Werkstroom
Vaststellen
Na afloop van het subsidiejaar controleert de tweede werkstroom of de aanvrager heeft gedaan wat is afgesproken. Op hetzelfde dossier.
Het is een voorbeeld van hergebruik: dezelfde manier van controleren en afsluiten, gericht op een ander moment in het leven van de subsidie.
Toets op de verantwoording
Is de verantwoording compleet en op tijd?
Toets op de afspraken
Is gedaan wat is toegezegd? Wijkt het af, dan volgt een voornemen tot lager vaststellen en een zienswijze.
Beschikking maken, controleren, fiatteren en versturen
Dezelfde afsluiting als bij de aanvraag.
Wie is aan zet
Niemand hoeft werk met de hand toe te wijzen
De administratieve toetsen, de controle en het versturen liggen bij het subsidiebureau. De inhoudelijke stappen gaan automatisch naar de accounthouder die in het dossier staat.
Per stap een uitvoerder
Een vaste persoon, een team, of de persoon die in een veld van het dossier staat.Alles vastgelegd
Elke actie in de werkstroom wordt bijgehouden. Achteraf is te zien wie wat wanneer deed.Bewust wijzigen
Elke werkstroom heeft een versie en een status, zodat u een nieuwe werkwijze bewust activeert.5 · Termijnen en meldingen
Het systeem let op de termijnen
Een melding is een tekst met invulplekken, zoals het dossiernummer of een uiterste datum, plus een regel die bepaalt wanneer die tekst naar wie gaat. De subsidie-inrichting heeft er twaalf. Een greep daaruit:
| Melding | Wanneer | Naar |
|---|---|---|
| Nieuwe subsidieaanvraag | Bij binnenkomst | Subsidiebureau |
| Afhandeltermijn aanvraag nadert | 14 dagen van tevoren | Accounthouder |
| Monitoringactie nadert | 28 dagen van tevoren | Accounthouder |
| Zienswijzetermijn gestart | Zodra de datum is ingevuld | Accounthouder |
| Hersteltermijn verstreken | Zodra de datum is bereikt | Subsidiebureau |
| Verantwoording nog niet ontvangen | 1 dag voor de uiterste datum | Subsidiebureau |
| Afhandeltermijn vaststelling nadert | 14 dagen van tevoren | Accounthouder |
| Structurele subsidies indexeren | Elk jaar op een vaste datum | Accounthouder |
Meldingen staan in het scherm en gaan desgewenst per e-mail. Staat er voor hetzelfde dossier al een melding open, dan komt er geen tweede bij. Termijnen, ontvangers en teksten stelt u in naar uw eigen regeling.
Hoe ziet uw regeling eruit in Managed Flows?
We laten het u zien aan de hand van uw eigen regeling: wat er al klaarstaat en wat u zelf aanpast.