Dossier en formulier
Elk werkitem wordt een dossier met een eigen nummer, gegevens op tabbladen, documenten, opmerkingen en een geschiedenis van elke wijziging. Velden verschijnen pas als ze ertoe doen.
Procesmanagementsysteem
Uw processen in goede banen.
Managed Flows brengt aanvragen, dossiers, stappen en termijnen samen in één systeem. U bepaalt zelf welke gegevens een dossier heeft, welke route het volgt en wie wanneer bericht krijgt. Zonder programmeren, en zonder losse Excel-lijsten en mailtjes.
- Uw eigen omgeving, in Nederland
- Inrichten zonder programmeren
- Aansluiting op ZGW voor gemeenten
Zo werkt het
Eén motor. Uw inrichting.
De motor van Managed Flows is voor elke organisatie gelijk: formulieren tonen, dossiers bewaren, stappen bewaken en berichten versturen. De inrichting is van u. Een nieuw soort werk is daarom een kwestie van instellen, niet van bouwen.
Werkstroom
Een route langs stappen. Per stap staat vast wie aan zet is, wat er gecontroleerd moet worden en welke uitkomsten er zijn. Afkeuren stuurt het dossier terug naar de stap ervoor.
Termijnen en meldingen
Regels sturen een bericht bij een nieuw dossier, bij een wijziging of als een datum nadert. Naar een team of naar de persoon die in het dossier staat. Niemand hoeft termijnen te onthouden.
Overzicht
Overzichten met eigen kolommen en filters, een dashboard met kerncijfers per medewerker of team, en export naar Excel voor wie verder wil rekenen.
Zo zet u het in
Van eerste gesprek tot werkend proces
-
Uw proces in kaart
We lopen samen uw werkwijze door: wat er binnenkomt, wie het behandelt, welke controles nodig zijn en welke termijnen gelden.
-
Wij richten het in
U krijgt een eigen omgeving met uw proces erin: dossier, stappen, meldingen en rechten. Past een bestaande inrichting, zoals die voor subsidies, dan begint u daarmee. Desgewenst bouwen we ook de formulieren op uw website.
-
U werkt ermee en breidt uit
Uw beheerders passen velden, stappen en meldingen zelf aan en voegen nieuwe processen toe. Wij houden de techniek draaiend en zetten nieuwe versies voor u klaar.
Toepassingen
Voor elk proces met een begin, stappen en een termijn
Managed Flows past overal waar werk binnenkomt, langs meerdere mensen gaat en op tijd af moet zijn. Bij de overheid en ver daarbuiten. Een greep uit de processen die u erin beheert:
Gemeenten
Subsidieverlening en -verantwoording
Van aanvraag via beschikking en betaling tot vaststelling. Deze inrichting is bewezen in de praktijk en het startpunt voor uw eigen regelingen.
Bekijk Managed Flows SubsidieOverheid
- Vergunningaanvragen
- Bezwaarschriften
- Woo-verzoeken
Fondsen en stichtingen
- Aanvragen en beurzen
- Projectmonitoring
- Verantwoording
Woningcorporaties
- Reparatieverzoeken
- Woningtoewijzing
- Overlastmeldingen
Zorg en welzijn
- Aanmelding en intake
- Klachtbehandeling
- Incidentmeldingen
Onderwijs
- Toelating en inschrijving
- Stageplaatsing
- Vrijstellingen
Bedrijven
- In- en uitdiensttreding
- Leveranciersbeoordeling
- Afwijkingen en audits
Voor gemeenten
Managed Flows Subsidie
Een complete inrichting voor het subsidieproces, bewezen in de praktijk. Aanvragen komen via ZGW rechtstreeks uit uw formulierenportaal binnen, elke aanvraag wordt een dossier en het systeem bewaakt de termijnen tot en met de vaststelling.
- Aanvraag
- Verlening
- Betaling
- Activiteiten
- Verantwoording
- Vaststelling
- Afgesloten
6samenhangende formulieren: subsidie, betaalplan, verantwoording, monitoring, activiteit en contactpersonen
148velden, waarvan 49 alleen verschijnen als het antwoord erom vraagt
2werkstromen: behandelen en beschikken in 11 stappen, vaststellen in 7
12meldingsregels die termijnen bewaken, van afhandeling tot jaarlijkse indexering
Veilig en onder uw regie
Uw gegevens in uw eigen omgeving
Een eigen omgeving in Nederland
Elke klant krijgt een eigen installatie met een eigen database en een eigen adres, in een datacenter in Nederland. Er wordt niets gedeeld met andere klanten.
Tweestapsverificatie
Inloggen met een authenticator-app of een code per e-mail. Na herhaalde mislukte pogingen wordt een account tijdelijk geblokkeerd.
Rollen en rechten
U bepaalt per rol wie wat mag zien en doen. Gevoelige velden, zoals een burgerservicenummer, zijn afgeschermd voor wie daar geen recht op heeft.
Alles vastgelegd
Elke wijziging in een dossier staat in de geschiedenis, met wie en wanneer. Stappen in de werkstroom en aanroepen van koppelingen worden ook bijgehouden.
Updates op uw moment
Wij ontwikkelen het product door en zetten nieuwe versies klaar. U bepaalt wanneer een update wordt geïnstalleerd. Vooraf wordt automatisch een back-up gemaakt.
Koppelingen
Aansluiting op de landelijke standaard voor zaakgericht werken (ZGW), een beveiligde API voor andere systemen en import van bestaande lijsten uit Excel.
Wie wij zijn
Een jong bedrijf met 25 jaar ervaring
Najim el Mouridi
Oprichter van Shared Dev
Managed Flows is gebouwd door het team van Shared Dev B.V., onder leiding van oprichter Najim el Mouridi. Hij werkt sinds 1999 in de IT en heeft ruim 25 jaar ervaring in softwarearchitectuur en procesautomatisering. Shared Dev bestaat twee jaar en heeft in die tijd Managed Flows ontwikkeld.
Ons uitgangspunt: eenvoudige software die veel oplevert, gebouwd samen met de organisaties die ermee werken. U praat rechtstreeks met de mensen die het systeem maken.
Meer over Shared DevZien hoe uw proces eruitziet in Managed Flows?
In een demo laten we het systeem zien aan de hand van uw eigen proces. U betaalt een vast bedrag per maand voor uw eigen omgeving, plus eenmalig de inrichting. Zo is de prijs opgebouwd.