Naar de inhoud
Managed Flows

Functionaliteit

Wat Managed Flows kan

Alles op deze pagina stelt uw beheerder zelf in via de beheerschermen. Er komt geen programmeerwerk aan te pas.

Inrichten

Formulieren met tabbladen en velden

Per soort werk bepaalt u hoe een dossier eruitziet: welke gegevens erin staan, op welk tabblad en in welke volgorde. Een formulier kan onderdelen hebben, zoals een betaalplan bij een subsidie.

  • Twaalf veldsoorten: tekst, tekstvlak, e-mail, datum, keuzelijst, meervoudige keuzelijst, aanvinkvakje, geheel getal, groot geheel getal, decimaal getal, bedrag en bestand.
  • Velden die alleen verschijnen als een eerder antwoord daarom vraagt.
  • Controles op het invulformaat, zoals postcode, telefoon- en rekeningnummer.
  • Een berekende beginwaarde voor datums, bijvoorbeeld een termijn een aantal weken na ontvangst.
  • Gevoelige velden die afgeschermd zijn voor wie er geen recht op heeft.
  • Een keuzelijst met de gebruikers van uw omgeving, om een behandelaar of accounthouder aan te wijzen.
  • Een statusveld met fasen die u zelf benoemt, zichtbaar als balk boven het dossier.
  • Een eigen dossiernummering per soort werk.
De formulierindeling van het formulier Standaard subsidie: per veld de breedte, naast een live voorbeeld.

Werkstroom

Stappen, behandelaars en uitkomsten

Een werkstroom is de route die een dossier aflegt. Per stap legt u vast wie aan zet is, wat er gecontroleerd moet worden en welke uitkomsten er zijn.

  • Toewijzing aan een persoon, aan een team, of aan de persoon die in een veld van het dossier staat.
  • Een controlelijst per stap, met verplichte en optionele punten.
  • Verplichte velden en documenten voordat een stap af kan.
  • Uitkomsten als knoppen met een eigen naam, die elk naar een volgende stap wijzen. Ook terug naar een eerdere stap.
  • Acties die naast elkaar lopen, en stappen waarin meerdere behandelaars allemaal akkoord moeten geven.
  • Meerdere werkstromen op hetzelfde formulier, zoals een voor de aanvraag en een voor de vaststelling.
  • Een versie en een status per werkstroom, zodat u een nieuwe werkwijze bewust activeert.
De werkstroom in het beheerscherm: per stap de uitkomsten en de stap die daarna volgt.

Meldingen

De juiste mensen op het juiste moment

Een melding is een tekst met invulplekken en een regel die bepaalt wanneer die tekst naar wie gaat. Zo hoeft niemand termijnen te onthouden.

  • Regels bij het aanmaken van een dossier, bij een wijziging, volgens een schema, als een datum nadert of is bereikt, en op een vaste datum.
  • Voorwaarden, zodat een regel alleen geldt als een veld een bepaalde waarde heeft.
  • Naar een team, of naar de persoon die in het dossier staat.
  • E-mail naar interne en externe adressen, met vastlegging van de aflevering.
  • Meldingen in het scherm en als tegel op het startscherm. Geen dubbele melding zolang er een openstaat.
  • Taken die met een afhandelresultaat worden afgesloten.
  • Elke gebruiker kiest zelf welke e-mails hij ontvangt.
Een meldingsregel: 14 dagen voor de afhandeltermijn van een aanvraag, zolang die nog niet is afgehandeld.

Dossier

Documenten, opmerkingen en geschiedenis

Rond elk dossier groeit de inhoud die erbij hoort. Wat er verandert, wordt bijgehouden.

  • Documenten bij het dossier, met eigenschappen zoals soort en status.
  • Opmerkingen van behandelaars en contactmomenten met de aanvrager of klant.
  • Een geschiedenis van elke veldwijziging, met wie en wanneer.
  • Hoofddossiers met onderliggende dossiers.

Overzicht

Overzichten, dashboard en Excel

Iedereen ziet wat voor hem van belang is, en het management ziet waar het werk staat.

  • Overzichten met kolommen naar keuze, filteren op elk veld, sorteren en pagineren.
  • Een dashboard met tegels en kerncijfers per gebruiker of per team.
  • Export naar Excel, met filters die u bewaart voor de volgende keer.
  • Import uit Excel met een koppelprofiel, een voorbeeldweergave en een controle vooraf.
Het overzicht Subsidies met een zoekveld per kolom.
Het dashboard met de tegels Mijn meldingen, Mijn taken en Open subsidies.

Koppelingen

Aansluiten op wat u al gebruikt

Managed Flows werkt samen met de systemen om u heen, zonder dat de kern van het product voor één klant wordt aangepast.

  • Zaakgericht werken (ZGW): Zaken, Documenten en Catalogi, versie 1.3.1. Aanvragen uit een formulierenportaal zoals Open Formulieren worden automatisch een dossier.
  • Formulieren op uw eigen website, door ons gebouwd en via de beveiligde API gekoppeld.
  • Een REST API met OAuth, waarmee andere systemen met toestemming gegevens opvragen of aanleveren.
  • Opzoekfuncties waarmee een formulier vooraf velden vult en waarden controleert.

Toegang

Rollen, rechten en beveiliging

U bepaalt wie wat mag zien en doen. Inloggen is standaard beveiligd met een tweede stap.

  • Rollen met tientallen afzonderlijke rechten.
  • Teams waaraan werk wordt toegewezen.
  • Taakdelegatie: bij vakantie of ziekte handelt een collega namens u, en dat wordt bij elke actie vastgelegd.
  • Tweestapsverificatie met een authenticator-app of een code per e-mail.
  • Tijdelijke blokkade na herhaalde mislukte inlogpogingen.
  • Vastlegging van inzage en bewerking per dossier en van inlogpogingen.

Levering

Uw eigen omgeving, onze zorg

Managed Flows wordt geleverd als dienst. Wij houden de techniek draaiend, u richt de applicatie in.

  • Een eigen installatie per klant, met een eigen database en een eigen adres, in een datacenter in Nederland.
  • Nieuwe versies staan voor u klaar. U bepaalt wanneer ze worden geïnstalleerd.
  • Voor elke update een automatische back-up. Gaat er iets mis, dan wordt de update teruggedraaid.
  • Schermen in het Nederlands en het Engels. Teksten zijn aan te passen zonder nieuwe versie.

Liever zien dan lezen?

In een demo laten we zien hoe dit samenkomt in een proces dat u herkent.

Plan een demo