Voor gemeenten

Managed Flows Subsidie

Het hele subsidieproces in één systeem. Elke aanvraag is een dossier, elke stap heeft een behandelaar en elke termijn wordt bewaakt, van aanvraag via beschikking en betaling tot vaststelling.

Plan een demo Het subsidieproces

Het overzicht Subsidies met per dossier het nummer, de accounthouder, de aanvrager, de omschrijving, de subsidiesoort, de ontvangstdatum en de status.

Een subsidiedossier met de vier tabbladen Subsidieaanvraag gegevens, Subsidiegegevens, Aanvrager en Risicoscan.

Waar het om draait

Vijf vragen die elke dag terugkomen

Waar staat deze aanvraag, en wie is er aan zet?: Elke aanvraag heeft een fase, een stap en een behandelaar. Het overzicht toont het allemaal, zonder rondbellen.
Wat is er binnengekomen, en is het compleet?: Elke aanvraag is één dossier met precies de gegevens en stukken die u wilt vastleggen. De eerste toets heeft een controlelijst.
Welke termijn loopt af?: Het systeem stuurt zelf bericht als een afhandel-, zienswijze- of verantwoordingstermijn nadert, aan de accounthouder of aan het subsidiebureau.
Waar zijn de stukken bij de verantwoording?: Bij de aanvraag waar ze bij horen, vanaf de dag dat ze binnenkomen. Ook het betaalplan en de monitoring hangen aan hetzelfde dossier.
De regeling is gewijzigd. En nu?: Uw beheerder past velden, stappen en meldingen aan in de beheerschermen. Daar is geen nieuwe softwareversie voor nodig.

De inrichting

Alles wat een subsidie nodig heeft

U begint niet met een leeg scherm. De subsidie-inrichting is bewezen in de praktijk en volledig met de beheerschermen gemaakt. U past haar aan op uw eigen regelingen.

Het dossier

Standaard subsidie

Vier tabbladen met 85 velden: aanvraaggegevens, subsidiegegevens, aanvrager en risicoscan.

Uitbetaling

Betaalplan

Eenmalig, per kwartaal of per maand, met codes voor de boekhouding en een vinkje om een betaling tegen te houden.

Achteraf

Verantwoording

Ontvangst, termijn, het besluit over de vaststelling en een eventuele nabetaling of terugvordering.

Tussendoor

Monitoring

Geplande controlemomenten met een verslag en een vervolgafspraak.

De uitvoering

Activiteit

Omschrijving, locatie, doelgroep, samenwerkingspartners, inzet van vrijwilligers en behaalde resultaten.

De aanvrager

Contactpersonen

De aanspreekpunten bij de aanvrager, met hun rol en of ze nog actief zijn.

148 velden in totaal
49 velden die alleen verschijnen als het antwoord erom vraagt
2 werkstromen met 11 en 7 stappen
12 meldingsregels

Het formulier Nieuwe subsidie met het veld Type aanvrager.

Alleen de vragen die ertoe doen

Kiest de aanvrager voor een persoon, dan vraagt het formulier naar voorletters en achternaam. Bij een organisatie verschijnen KvK-nummer en rechtsvorm. In de subsidie-inrichting werken 49 velden zo.

Zaakgericht werken

Aanvragen komen binnen zonder overtypen

Managed Flows sluit aan op de landelijke standaard voor zaakgericht werken (ZGW). Dient iemand een aanvraag in via een formulierenportaal dat ZGW spreekt, zoals Open Formulieren, dan maakt Managed Flows daar zelf een dossier van.

Het dossiernummer dat het portaal terugkrijgt, is het echte nummer uit Managed Flows. Meegestuurde documenten worden bij het dossier bewaard. Een aanvrager kan een persoon of een organisatie zijn.

Heeft u nog geen online aanvraagformulier, dan bouwen wij het voor u, gekoppeld via onze beveiligde API.

Antwoorden op de juiste plek

Wij stellen per formulier in welk antwoord in welk veld komt, inclusief omzetting van datumformaten en vaste waarden.

Een aanvraag raakt niet zoek

Past een waarde niet, zoals een onmogelijke datum, dan wordt het dossier toch aangemaakt en krijgt de behandelaar een opmerking met wat er binnenkwam.

Uw catalogus is leidend

Managed Flows publiceert zelf welke zaaktypen, gegevens en statussen er zijn. Een portaal stelt zich daarop in.

Veilig en controleerbaar

Alleen toegelaten systemen mogen koppelen, met aparte rechten per onderdeel. Elke aanroep wordt vastgelegd en er geldt een limiet per minuut.

Wie doet wat

Iedereen werkt in hetzelfde dossier

Accounthouder

Krijgt de inhoudelijke stappen automatisch toegewezen: de toets, de zienswijze, de plannen en de beschikking. Ontvangt de meldingen over zijn dossiers.

Subsidiebureau

Doet de administratieve toetsen, controleert het dossier en verstuurt de beschikking. Ziet nieuwe aanvragen en verantwoordingen direct binnenkomen.

Beheerder

Past velden, stappen en meldingen aan als het beleid verandert, en bepaalt per rol wie wat mag zien en doen.

Laat uw regeling eens zien

Vertel om welke regeling het gaat en hoe u die nu bijhoudt. Dan laten we zien wat de subsidie-inrichting al dekt en wat u zelf aanpast.

Plan een demo Het subsidieproces stap voor stap